MALANG POSCO MEDIA-Seluruh rangkaian HUT ke 4 Malang Posco Media selesai sudah. ‘Open House’ di Rumah Kita menjadi puncak kegiatan, Kamis (1/8) lalu. Kami pun bersyukur, karena seluruh rangkaian kegiatan terlaksana dengan sukses dan lancar.
Di balik kesuksesan serta kelancaran kegiatan ini, ada banyak cerita yang mewarnai. Terutama bagi para panitia. Salah satunya, perubahan setting venue open house pada H – 2 pelaksanaan kegiatan.
Sejak awal atau saat panitia dibentuk, lay out untuk ‘open house’ telah dirancang. Yaitu panggung ada di barat menghadap timur. Kami menggunakan ruang podcast yang ada di lantai 1 “Rumah Kita” sebagai tempat tamu VIP. Dalam perencanaan, di ruang itu selain ada tempat duduk juga diberi meja untuk penyajian menu makanan para tamu VIP. Setiap kali rapat panitia, layout tersebut yang terus kami sempurnakan.
Namun demikian, rencana itu tiba-tiba berubah di H– 2 pelaksanaan. Saat kami mendapatkan masukkan salah satu direksi. Yang memberikan ide garden party. Seluruh tamu tidak masuk ke dalam kantor ‘Rumah Kita’. Tapi mereka menikmati seluruh kemeriahan kegiatan di luar.
Seketika itu ide tersebut disetujui panitia. Bergerak cepat mencari solusi. Mengingat waktu pelaksanaan sudah mepet.
Tapi begitulah ‘kita”, dengan waktu yang sangat mepet tersebut diwajibkan dapat mengatasi masalah. Untuk persediaan round table dan kursi kami langsung menghubungi persewaan tenda. Koordinasi saat itu tidak terlalu rumit, mengingat siang itu sekitar pukul 14.00 hari Rabu (31/7) lalu, ada pemasangan tenda.
Kepada mereka kami pun menyampaikan perubahan layout sekaligus menyampaikan untuk menyewa round table lengkap dengan kursinya. Mereka bersedia. Ya sekalipun awalnya sempat mengatakan tidak bisa menyewakan secara dadakan. Namun dengan upaya yang dilakukan, akhirnya 10 meja lengkap dengan ratusan kursi didatangkankan.
Namun demikian, kami tidak memasang saat itu. Kami memutuskan pemasangan round table dilakukan pagi hari, tiga jam sebelum acara dimulai. Alasannya jelas, karena kawatir turun hujan. Apalagi Rabu (31/7) lalu tempat kami sempat diguyur hujan cukup deras. Selain itu kami juga meminta vendor terop untuk memasang seng untuk penutup area samping. Atau tempat yang di-setting untuk makanan. Karena kami kawatir hujan mengguyur, apalagi saat kami melihat prakiraan cuaca Rabu (31/7) dan Kamis ((1/8) cuaca di Malang berawan disertai hujan dengan intesitas ringan. Itu sebabnya, saat gelaran khataman Al Quran dirangkai dengan pengajian dan santunan anak yatim, kami berdoa hujan tidak mengguyur, sehingga kegiatan kami lancar.
Baru Kamis (1/8) lalu seluruh meja dipasang. Kami, panitia dibantu seluruh karyawan langsung melakukan setting tempat. Meja-meja dengan bentuk bundar kami pasang sedemikian rupa. Ditambah beragam property di atasnya.
Kami harus bekerja ekstra cepat saat itu. Lantaran sesuai jadwal open house digelar mulai pukul 09.00 WIB. Alhasil tidak sampai satu jam, round table sudah terpasang lengkap dengan kursinya. Sehingga saat tamu undangan mulai datang pukul 08.15 WIB, mereka pun langsung dapat duduk manis sembari menikmati rangkaian kegiatan dengan nuansa garden party.
Semua tamu bahagia. Mereka senang dengan konsep outdoor yang kami sajikan. (ira/van)
