Aktivitas kolaborasi dalam peningkatan manajemen pengetahuan menjadi upaya menghadapi adanya transformasi digital yang tak terbendung, termasuk juga pada kondisi di perpustakaan perguruan tinggi Indonesia. Kemunculan istilah VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) yang dicetuskan Warren Bennis dan Burt menempatkan perpustakaan untuk melakukan transformasi. Dari anggapan masyarakat sebagai “penjaga buku” untuk lebih dikenal perannya sebagai pusat manajemen pengetahuan yang dinamis, dibutuhkkan dan bisa diandalkan dalam perkembangan era tekonologi informasi saat ini.
Salah satu wujud konkrit yang telah dilakukan organisasi yang menaungi perpustakaan perguruan tinggi yakni dengan melakukan kolaborasi strategis antara Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) Jawa Timur dengan Singapore Management University (SMU) melalui program leadership training untuk tingkat manajemen perpustakaan. Kegiatan ini memberikan pencerahan dan menerapkan manajemen pengetahuan yang tepat agar dapat mewujudkan masa depan perpustakaan modern.
Perpustakaan di Persimpangan Jalan
Kehadiran kecerdasan buatan di tengah terjadinya ledakan informasi digital membuat paradigma fundamental perpustakaan mengalami perubahan. Tantangan yang dihadapai saat ini bukan sekadar bagaimana melakukan digitalisasi koleksi agar informasi lebih mudah diakses oleh masyarakat. Akan tetapi juga mengenai bagaimana perpustakaan mengelola, mengorganisasi, dan mendistribusikan pengetahuan di era kemudahan pemanfaatan teknologi dengan munculnya kemudahan penggunaan kecerdasan buatan yang dinilai lebih efektif dalam menemukan berbagai kebutuhan informasi.
Di sinilah esensi penerapan Knowledge Management (KM) di perpustakaan dibutuhkan untuk mampu mengorganisi segala perubahan yang begitu cepat dengan tuntutan adaptif terhadap perkembangan teknologi dan AI. Singapore Management University Libraries memberikan pembuktian bahwa transformasi perpustakaan dapat dilakukan dan bukan hanya sekadar mimpi.
Melalui pendekatan Knowledge Management yang sistematis, SMU Libraries salah satu yang berhasil mengubah perpustakaannya menjadi mitra aktif dalam proses pembelajaran dan penelitian di lingkup akademis mereka. Mereka memiliki pengalaman dalam “Engaging with Stakeholders to Demonstrate the Library’s Value” yang menunjukkan bagaimana KM dapat meningkatkan relevansi perpustakaan di mata sivitas akademika dan berhasil membuat kalangan akademis bergantung pada perpustakaan untuk memenuhi segala kebutuhan informasi mereka. Serta menjadikan perpustakaan sebagai tempat yang mampu memberikan mereka keterbaruan pengalaman dan pengetahuan memanfaatkan teknologi yang dipadukan dengan literasi kecerdasan buatan yang bermanfaat untuk menjalankan aktivitas akademis mereka.
Lesson Learned dari Kolaborasi Strategis
Aktivitas kolaborasi program leadership training yang diselenggarakan FPPTI Jawa Timur dengan SMU Libraries merupakan upaya nyata kolaborasi strategis praktik baik manajemen pengetahuan untuk pembelajaran yang dapat dipetik dan dapat diaplikasikan dan dimodifikasi untuk pengembangan perpustakaan perguruan tinggi di lingkup Indonesia.
Seperti halnya yang disampaikan Shameem Nilofar Meiden-University Librarian SMU, perpustakaan PT yang mampu melakukan penerapan knowledge management secara efektif akan mampu melakukan transformasi perpustakaannya. Bukan hanya sekadar penyedia informasi tetapi juga menjadi mitra strategis penciptaan nilai berkelanjutan bagi seluruh ekosistem akademik
Dari aktivitas kolaborasi tersebut dapat diidentifikasi dalam penerapan manajemen pengetahuan. Pertama, KM bukan sekadar teknologi, tetapi budaya organisasi. Pengalaman SMU menunjukkan kesuksesan implementasi KM dimulai dari perubahan mindset pustakawan yang perlu melakukan transformasi peran. Dari information keeper menjadi knowledge facilitator yang aktif melakukan identifikasi, pengorganisasia dan pendistribusian pengetahuan.
Kedua, aktivitas kolaborasi stakeholder menjadi kunci utama. SMU Libraries memberikan gambaran adanya aktivitas kolaborasi dengan fakultas, peneliti, dan mahasiswa menciptakan ekosistem pengetahuan yang saling menguntungkan. Ketiga, proses pendekatan bertahap dan terukur sangat penting. Yakni implementasi KM dilakukan dengan pendekatan bertahap dengan pilot project, melakukan monitoring, evaluasi berkala, dan penyesuaian strategi berdasarkan tanggapan pengguna.
Peran Perpustakaan PT di Indonesia
Menghadapi Tantangan Era Society 5.0
Kondisi perpustakaan perguruan tinggi (PT) Indonesia memiliki karakteristik beragam dan perlu adaptasi kreatif. Serta perlu contoh best practices di lingkup internasional. Dengan keterbatasan anggaran, infrastruktur teknologi yang tidak merata, dan konsep mengorganisasi manajemen perpustakaan perlu diperbaiki. Salah satunya dengan menerapkan KM dengan praktik baik di perpustakaan.
Kolaborasi dengan SMU Libraries sebagai upaya bahwa melakukan implementasi KM dapat dimulai dengan bertahab. Yakni dimulai dengan melakukan pembelajaran dan mengetahui praktik baik yang telah dilakukan perpustakaan percontohan. Upaya bertahap dari tindak lanjut kolaborasi internasional agar dapat mulai diterapkan di perpustakaan masing-masing.
Yakni dapat mengembangkan repository pengetahuan lokal, dokumentasi aktivitas best practices internal, membangun komunitas praktisi dan melakukan transfer pengetahuan dapat menjadi langkah awal yang efektif di lingkup internal.
Aktivitas lesson learned dari kolaborasi Indonesia-Singapura menunjukkan bahwa KM merupakan aktivitas yang perlu dilakukan dan terus dikembangkan di perpustakaan. Perpustakaan yang berhasil mengimplementasikan KM akan mampu menjadi pusat inovasi, pusat ide, dan penggerak transformasi institusi yang juga dapat meningkatkan cita dan pemeringkatan institusi di kancah nasional dan internasional.
Kolaborasi FPPTI Jawa Timur sebagai organisasi atau forum yang mewadahi aktivitas jejaring kolaborasi perpustakaan PT yang berkolaborasi dengan SMU Libraries ini perlu melakukan perawatan kolaborasi. Ini merupakan investasi jangka panjang dan tidak hanya sebagai realisasi program pelatihan.
Keberlanjutan program dan proses knowledge transfer ini perlu dilakukan komitmen berkelanjutan untuk monitoring, evaluasi, implementasi, dan adaptasi. Aktivitas kolaborasi lesson learned ini diharapkan dapat diadaptasi di perpustakaan-perpustakaan PT untuk mengembangkan peran menjadi salah satu ekosistem akademik dan pengetahuan yang memiliki peran penting di lingkup institusi.(*)
