Akhir-akhir ini banyak inisiatif untuk melakukan transformasi digital di lingkungan organisasi seperti pemerintah, kampus, dan sebagainya. Sayangnya, tidak semua transformasi digital berjalan mulus. Banyak sekali biaya yang telah dikeluarkan, tetapi manfaatnya tidak bisa dirasakan dengan cepat.
Hal tersebut terjadi karena ketika memulai, para praktisi tidak dibekali dengan digital mindset (DM) yang tepat. Padahal kunci suksesnya pelaksanaan transformasi digital (TD) sebenarnya terletak pada DM. Dalam melaksanakan TD sebenarnya tidak harus selalu berbicara tentang teknologi. Tapi lebih kepada pola pikir orang-orang yang melaksanakan TD.
Teknologi, dari yang paling sederhana hingga tercanggih bisa dibeli siapapun yang memiliki uang. Akan tetapi tidak dengan mindset. Sehingga jika tidak dimulai dengan mindset yang benar, maka transformasi digital akan sia-sia dilaksanakan.
Digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital (KBBI). Sedangkan DM merupakan pola pikir untuk memaksimalkan teknologi digital, dimana kita ikut serta menggunakan teknologi bukan hanya sekadar tahu teknologi tersebut (digitalbisa.id).
Dunia digital memiliki beberapa kelebihan yaitu: Pertama, Interaksi, transaksi dan komunitas dapat dilakukan dari mana saja, kapan saja. Misalnya transfer antar rekening hanya dengan mobile banking. Kedua, Akses terhadap produk/ layanan dapat dilakukan melalui berbagai perangkat teknologi. Misalnya, E-banking bisa diakses melalui website.
Ketiga, Banyak pekerjaan administrasi yang dapat dikerjakan oleh komputer sehingga memudahkan manusia. Misalnya menghitung formula keuangan yang kompleks atau mendesain tampilan yang menarik untuk presentasi. Berbagai pekerjaan manual dapat dilakukan secara otomatis didukung algoritma cerdas.
Misalnya, dengan memesan ojek online kita bisa tahu restoran terdekat. Tidak hanya itu jika seseorang suka tentang bidang otomotif maka semua infrmasi tentang otomotif akan masuk melalui email. Berikut contoh kasus yang menunjukkan betapa pentingnya “DM.”
Deretan mesin gesek (EDC) di kasir.
Ketika melihat banyak mesin EDC di kasir, kita mungkin bertanya mengapa setiap bank memiliki mesin sendiri. Jenisnyapun ada yang ATM, debit, dan kredit. Di negara-negara maju seperti Amerika atau Singapura, di kasir kita biasa menjumpai satu EDC saja untuk semua transaksi. Hal ini menunjukkan bahwa semakin banyak EDC semakin “DM” kita yang belum dipakai.
Persyaratan banyak dan berulang.
Ketika seseorang hendak melanjutkan pendidikan S3, maka akan diminta mengumpulkan berkas KTP, KK, akte kelahiran, Ijazah S2, Ijazsah S1, dan sejenisnya. Padahal, jika berpikir sederhana, jika ingin kuliah S3 cukup mensyaratkan ijazah S2. Karena ketika mendaftar S2, sudah diminta melengkapi persyaratan ijasah S1, dan dokumen serupa. Persyaratan banyak dan berulang ini sering menjengkelkan. Ini menjadi bukti lagi bahwa “DM” belum dipakai.
Miliki Lebih 5 Kartu
Orang Indonesia, rata-rata memiliki lebih 5 kartu dalam dompet. Misalnya ATM, SIM, KTP, Kartu Kredit, dan lainnya. Hal ini menunjukkan bahwa setiap organisasi mencoba melakukan digitalisasi dengan mengunakan 1 kartu.
Bisa dibayangkan jika kita berada dalam puluhan organisasi. Setebal apa dompet kita untuk menampung kartu-kartu tersebut. Konsep “DM” mengatakan, “Betapa efektif dan efisiennya jika semua informasi elektronik tersebut bisa didapatkan hanya dengan 1 kartu saja?”
Redundansi absensi yang tak perlu dan melelahkan
Dalam lingkungan sekolah contohnya. Di depan sekolah ada CCTV. Masih harus absen Finger Print. Belum lagi absen online dari provinsi. Terkadang dalam 1 hari di sekolah ada rapat, masih harus mengisi presensi secara tertulis yang diedarkan. Terbayang berapa kali presensi dalam sehari?
Kemacetan yang tak terselesaikan
Mengurai kemacetan dengan pembatasan fisik seperti plat nomor ganjil genap, jam keluar masuk sudah tidak efektif lagi, karena jumlah yang membeli mobil/ motor makin meningkat. DM menawarkan solusi mengurangi mobilitas orang ke kantor tetapi tetap ngantor. Misalkan pola 3-2 (3 hari ke kantor, 2 hari ngantor dari rumah). Teknologi memungkinkan semua ini terjadi, khususnya untuk bidang pekerjaan yang tidak bersentuhan langsung dengan pelanggan. Dengan pola ini, dijamin traffic akan ikut menurun drastis.
Isi AGTK dan sejenisnya
Sebagai ASN guru provinsi, guru harus mengisi AGTK, Master BKD, Mysapk dan sejenisnya. Isi datanya kurang lebih serupa. Jika semua dijadikan 1 sumber saja maka akan lebih efisien dan efektif. Ini menjadi bukti bahwa DM kita belum berjalan di era digitalisasi.
Dengan menerapkan DM yang tepat, maka akan menimbulkan efek yang luar biasa dalam mempermudah kegiatan kita sehari-hari. Di antaranya, mengurangi proses antrean dalam bentuk apapun. Jadi ada sisa waktu antre bisa dimanfaatkan untuk hal lain.
Menghindari aktivitas mengisi banyak data pada formulir, Menyederhanakan prosedur yang berbelit-belit, Mengintegrasikan pekerjaan yang terpisah-pisah, Mengurangi permintaan persyaratan yang begitu banyak.
Oleh karena itu, diperlukan prinsip atau konsep yang tepat dalam pengimplementasian DM. Prinsip-prinsip tersebut antara lain: Pertama, Dengan kerjasama yang baik dari berbagai pihak akan tercipta produk dan layanan baru yang handal serta prima.
Kedua, Untuk membuat ide-ide inovatif perlu dipegang prinsip bahwa semua hal diperbolehkan, kecuali yang dilarang oleh peraturan yang berlaku (Undang-undang) Ketiga, Mengajak pembuat kebijakan berpartisipasi dalam riset pengembangan produk terbaru. Dengan dilibatkan, pemegang kebijakan akan mengantisipasi dalam membuat kebijakan.
Keempat, Pelanggan adalah pihak terpenting untuk dijadikan sarana dalam pengembangan produk. Kelima, Memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada karyawan untuk ide kreatif dan inovatif. Boss Idea is not Always the Best Idea.
Bangsa kita adalah parternalistik yang cenderung mengikuti orang senior, terpercaya dan berpengarauh. Jadi, kunci DM sebenarnya ada di tangan pemimpin. Dimulai dari pemimpin maka TD akan lebih mudah diwujudkan. Akhirnya, semoga kita memiliki mindset yang tepat untuk melakukan TD di tempat kerja masing-masing sesuai dengan tupoksi yang berlaku. Karena dengan DM yang tepat TD akan dapat segera terwujud.(*)
