Malang Posco Media – Tuntutan akan terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance) dengan prinsip-prinsip kepastian hukum, keterbukaan, akuntabilitas dan profesionalisme, mensyaratkan adanya suatu manajemen pemerintahan yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Perubahan paradigma manajemen pemerintahan tersebut berimplikasi pula terhadap manajemen kearsipan, sehingga peran arsip dalam manajemen pemerintahan dituntut untuk semakin mengemuka, mengingat arsip pada hakekatnya merupakan rekaman informasi dan salah satu sarana akuntabilitas publik yang dapat diperlukan setiap saat.
Meskipun arsip memiliki banyak fungsi vital, banyak institusi yang masih mengalami kesulitan dalam mengelola, begitu juga dengan arsip perguruan tinggi. Peran lembaga kearsipan bagi institusi perguruan tinggi bukan hanya meringankan beban dalam mengelola arsip, namun juga membantu institusinya dalam menjalani tuntutan kemajuan zaman yang semakin cepat berkembang.
Ini artinya lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki peran yang sangat strategis. Dalam rangka melaksanakan manajemen kearsipan, lembaga kearsipan perguran tinggi membutuhkan sistem kearsipan. Sistem tersebut seharusnya dijalankan oleh teamwork, dengan perencanaan-perencanaan yang matang, pelaksanaan yang solid, dan evaluasi yang terukur.
Untuk menjalankan sistem tersebut dibutuhkan sumberdaya manusia yang andal, sarana dan prasarana yang memadai, dana yang mencukupi, serta adanya unit khusus yang bertugas mengelola arsip.
Masih minimnya Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) yang untuk sementara Universitas Gajahmada (UGM) dan Universitas Pajajaran yang sudah punya LKPT dan menjadi percontohan, sehingga tugas pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi praktis berada di Bagian Tata Usaha, yang kesehariannya disibuki dengan berbagai kegiatan tata usaha dan administrasi.
Sedangkan jika ada lembaga kearsipan di perguruan tinggi, maka fungsinya khusus mengelola arsip yang tercipta, menyelamatkan arsip, memelihara arsip, menyusutkan arsip yang sudah memasuki retensi arsip dan melayankan arsip statis untuk masyarakat pengguna arsip.
Dari berbagai sumber yang penulis jadikan bahan referensi, bahwa di Indonesia baru ada beberapa perguruan tinggi yang memiliki tenaga fungsional arsiparis, salah satunya adalah di Universitas Negeri Malang (UM).
Arsip universitas selain mempunyai misi menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif universitas, melaksanakan pengelolaan arsip statis (archives management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan records center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan, juga melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan.
Layanan internal ini meliputi administrative service dan educational and research services, sedangkan layanan eksternal meliputi publicity and public relation programmes.
Keberhasilan manajemen arsip selain dapat dilihat dari kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan perawatan arsip, juga dapat dilihat melalui keberhasilan layanan bagi pengguna. Keberhasilan layanan ini bahkan merupakan uji kredibilitas bagi lembaga kearsipan.
Oleh karena itu, kegiatan layanan menjadi instrumen strategis dan harus dikelola dengan sebaik-baiknya untuk memberikan kepuasan bagi pengguna. Dalam paradigma Total Quality Management, kepuasan pengguna merupakan salah satu elemen yang sangat diutamakan.
Dengan demikian, arsip perguruan tinggi memiliki dua fungsi. Pertama, sebagai unit kearsipan dari institusi perguruan tinggi (mengelola arsip dinamis inaktif), dan kedua, sebagai lembaga kearsipan (mengelola arsip vital dan khasanah arsip, serta pembinaan kearsipan).
Adapun peran arsip perguruan tinggi dapat diperinci sebagai berikut. Pertama, sebagai penjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh yang dihasilkan dari pelaksanaan berbagai kegiatan dan transaksi organisasi. Kedua, sebagai pengelola arsip menjadi sumber informasi institusi yang terpercaya dalam upaya memberikan pelayanan public.
Ketiga, sebagai penggerak tertib administrasi, transparansi dan akuntabilitas manajemen perguruan tinggi. Keempat, sebagai pemelihara dan penyedia memori kolektif perguruan tinggi yang merupakan sumber karya intelektual bangsa.
Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan
Arsip perguruan tinggi sebagai pusat kajian ilmu kearsipan menjadi sarana untuk saling berdiskusi, menelaah isu-isu terkini dunia kearsipan, baik di Indonesia maupun internasional. Kebijakan-kebijakan yang mendasari praktik pengelolaan kearsipan akan terbangun di pusat kajian ini. Selama ini, kebijakan bidang kearsipan tidak banyak dipahami oleh para praktisi di lapangan. Adanya pusat kajian kearsipan membantu para praktisi untuk ikut serta dalam membentuk kebijakan maupun cara pandang yang terarah karena merekalah yang memahami kondisi di lapangan dengan baik. Teori-teori kearsipan yang baru dapat pula dihasilkan di pusat kajian ini.
Sumber daya manusia (SDM) kearsipan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi harus profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan perguruan tinggi ini terdiri atas arsiparis, tenaga pengelola arsip, dan tenaga pendukung lainnya yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang arsip perguruan tinggi.
Selain SDM, keberadaan fungsi laboratorium dan pusat kajian ilmu kearsipan pada arsip perguruan tinggi tidak dapat dipisahkan. Hal itu disebabkan adanya keterkaitan antara dua fungsi tersebut sehingga diharapkan kesenjangan antara teori dengan praktik dapat diminimalisasi.
Langkah utama perguruan tinggi menuju good and clean university di era New Public Service adalah Arsip Nasional Republik Indonesia selaku pembina kearsipan nasional membangun komunikasi yang intensif dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kemenristekdikti, dan antar jajaran perguruan tinggi di Indonesia.
Bahwa optimalisasi pengelolaan arsip di perguruan tinggi sangat perlu untuk direncanakan oleh sebuah organisasi, dalam hal ini di UM karena berdampak pada manajemen kearsipan yang baik dan tepat juga kinerja dalam kegiatan selanjutnya.
Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan menjadikan kegiatan pengelolaan arsip statis ini menjadi penting karena jika tidak direalisasikan dengan penuh semangat maka arsip yang tercipta akan bertambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang biasanya.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik dan komprehensif akan menjadi instrumen bagi terselamatkannya memori kolektif bangsa di lingkungan sivitas akademika. Budaya pengelolaan arsip perguruan tinggi yang menguat dan membumi kelak kearsipan di perguruan tinggi di Indonesia akan semakin terjaga, tertata, dan tetap lestari.(*)
