MALANG POSCO MEDIA, MALANG – Ketika pertama kali mendengar kata “arsip”, yang terlintas di dalam benak kita adalah berupa tumpukan map yang menggunung dan menempati sebuah ruangan. Idiogami mengenai kearsipan ini sering kita temui di dunia perkantoran, di mana kearsipan tidak lepas dari pengelolan administrasi dari perkantoran tersebut.
Perihal kearsipan dan permasalahannya juga tidak lepas pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Malang, karena administrasi dan tata kelolanya tidak lepas dari arsip sebagai bagian dari hal tersebut. Menagemen tata kelola arsip sangat penting karena untuk menata kearsipan membutuhkan tata kelola yang baik dan rapi.
“Dalam rangka peningkatan tata kelola kearsipan sebagai salah satu bagian penting dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), maka Kantor Imigrasi Malang melakukan terobosan dalam hal ini pengelolan kearsipan yang diberi nama Easy Arsip,” ujar Kepala Kantor Imigrasi Malang, Galih Priya Kartika Perdhana.
Sistem kearsipan yang berbasis digital ini memberikan kemudahan pencarian arsip dan juga proses penyimpanan tata letak file arsip juga sudah terkoneksi dengan sistem di komputer, sehingga memudahkan pencarian berkas file tersebut. Proses awal dari easy arsip ini dimulai dengan penerimaan berkas file, kemudian dilanjutkan dengan penginputan di sistem file computer nama file dan posisi file diurutkan dengan kotegori jenis file arsipnya. Dari file komputer dicetak QR Code untuk file berkas tersebut. Berkas file yang baru terinput tersebut disimpan di box file sesuai urutan pada sistem computer dan ditempelkan QR Code.
Hal ini sejalan dengan semangat Kantor Imigrasi Kelas TPI Malang yang ingin melakukan terobosan terobosan inovasi dalam memberikan kemudahan pelayanan terhadap masyarakat. Saat ini di Kantor Imigrasi Malang selain ada layanan Easy Paspor juga ada Layanan Easy Intal dan Forecast Karmila yang tujuannya untuk pelayanan Warga Negara Asing. Easy Arsip yang merupakan inovasi terobosan dalam tugas administrasi menunjang kelancaran dan memudahkan tugas adminsitrasi pelayanan tersebut.
“Harapan ke depan semoga semakin terciptanya inovasi inovasi yang ada ini semakin memberikan kemudahan dan kebermanfaatan kepada masyarakat sehingga pelayanan prima bisa diwujudkan,” pungkasnya. (*/nda)
